El Sistema Único de Registro de Beneficiarios Finales (RUBF) es uno de los mecanismos implementados por la República de Panamá en su plan de prevención de blanqueo de capitales.
Es una plataforma que almacena los datos de los beneficiarios finales de todas las personas jurídicas organizadas y vigentes según las leyes de la República de Panamá. Es gratuito, privado y de acceso limitado, con estrictos controles de seguridad y protección de datos, bajo los más altos estándares internacionales.
Su objetivo es garantizar y facilitar el acceso oportuno de las autoridades competentes a la información de los beneficiarios finales de las personas jurídicas vigentes de la República de Panamá.
El RUBF fue creado mediante la Ley 129 de 2020, y es administrado por la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF), quienes tienen la obligación de asegurar la integridad, confidencialidad, trazabilidad y seguridad informática de los datos custodiados.
Los procedimientos inherentes al RUBF se encuentran en la Resolución S-016-2022 emitida por la SSNF e incluye tanto el registro de agentes residentes en el sistema como el registro de la información de las personas jurídicas y sus beneficiarios finales.
Es importante destacar que todo agente residente debe enrolarse en la plataforma. Aun cuando sólo brinde el servicio a una (1) persona jurídica y ésta sea de uso personal. En esta plataforma sólo se registran personas jurídicas vigentes.
El procedimiento de registro del agente residente se realiza por invitación. Una vez recibida la invitación por parte de la Superintendencia, se permite el acceso al portal https://rubf.panamadigital.gob.pa/ por medio de usuario y contraseña. También se cuenta con un factor de doble autenticación, el cual se genera cada vez que usted entre a la plataforma.
Para el enrolamiento usted debe proporcionar los siguientes datos: los abogados que son agentes residentes como personas naturales su número de cédula, número de idoneidad, teléfono de contacto y la cantidad de personas jurídicas vigentes a las que usted le brinda el servicio de agente residente.
Para las firmas de abogados corresponde indicar su número de folio, RUC, y el correo de contacto de la persona enlace, así como el dato numérico de la cantidad de personas jurídicas vigentes a las cuales se les brinda el servicio.
Si usted mantiene ambos roles (agente residente como persona natural y como firma) debe realizar el procedimiento de registro para cada rol, pues una vez registrado, la SSNF le asignará un Código Único de Registro (CUR), no transferible, para el acceso a la plataforma. El Registro Público de Panamá validará con la SSNF la inscripción del CUR.
Las firmas de abogados pueden designar personas de enlace para realizar el proceso de carga de la información en la plataforma. Tanto el agente residente persona natural como las personas de enlace deben tener un perfil de abogado, firma de abogados o de empleado en el portal de Panamá Digital https://www.panamadigital.gob.pa/
Una vez registrado, inicia la fase de carga de la información en la plataforma, la cual mantiene los siguientes términos, dependiendo de la cantidad de personas jurídicas que usted va a registrar. Son 30 días calendarios para registrar de 1 a 50 personas jurídicas vigentes. Si mantiene de 51 a 500, debe registrarla en un término de 60 días y para aquellos que manejan de 501 en adelante, cuentan con un período de 90 días para ingresar la información en la plataforma.
El acceso al sistema queda estrictamente limitado al agente residente de la persona jurídica, y a dos funcionarios designados por la SSNF, quienes pueden acceder al sistema para fines exclusivos de poner en disposición la información requerida por autoridad competente, para propósitos de cooperación nacional e internacional, realizando los protocolos correspondientes.
El registro de los datos de la persona jurídica y de sus beneficiarios finales para incorporaciones, redomicilios y cambios de agente residente, debe hacerse efectivo en un término máximo de quince días hábiles siguientes a la fecha de constitución o inscripción.
Es importante que la data del RUBF permanezca actualizada. Todo cambio en la información de los beneficiarios debe ser registrado. La Ley 129 señala que la persona jurídica está obligada a proveer a su agente residente de la información necesaria respecto a cambios de beneficiarios y a la información de identificación del nuevo beneficiario, en un término máximo de quince días hábiles siguientes a la fecha del cambio.
A su vez, el agente residente debe efectuar la actualización en el RUBF en un término máximo de cinco días hábiles siguientes a la fecha en que recibió la información por parte de la persona jurídica.
Si luego de registrada la persona jurídica en el RUBF, el agente residente renuncia, éste deberá notificar a la SSNF en un término máximo de diez días hábiles siguientes a la fecha de inscripción de la renuncia y dar de baja el folio en el RUBF.
En los casos de cambio de agente residente, el agente anterior debe dar de baja el folio en el sistema para permitirle al nuevo agente registrar a la persona jurídica. También se debe de baja todas aquellas personas jurídicas que sean disueltas, redomiciliadas o que desaparezcan por fusión.
A las personas jurídicas cuyo agente residente no se encuentre debidamente registrado en el RUBF (es decir, que no tenga un Código Único de Registro CUR activo), se le suspenderán los derechos corporativos brindados por el Registro Público hasta que su agente residente se registre en el sistema.
En estos casos la persona jurídica puede, si así lo desea, designar un nuevo agente residente que sí esté debidamente registrado. El cambio no conlleva para la persona jurídica el pago de ningún derecho de registro o calificación por su inscripción en el Registro Público.
Los agentes residentes serán sancionados con multas desde 1,000 hasta 50,000 dólares, por cada persona jurídica cuya información no sea registrada en el RUBF.
Adicionalmente, la SSNF puede imponer multas progresivas diarias de quinientos balboas hasta que se subsane el incumplimiento. Por otro lado, el acceso no autorizado al RUBF, conlleva una multa de quinientos mil dólares.
