‘Tips’ para organizar eventos

Hace unas semanas tomé mi primera clase de surf y el instructor me dice: “Cuando me siento arrogante, regreso al mar. No hay nada como una buena ola para ser humilde nuevamente”. Escuchándolo, pensé que todos tenemos nuestras propias olas. En la vida y en el trabajo siempre hay una tarea que sabemos cómo realizar, pero que de igual manera requiere de nuestro esfuerzo para salir victoriosos. Para mí no hay lección de mayor humildad que tener que organizar un evento. Organizar eventos es complejo porque no solo tienes que desarrollar el contenido, sino que tienes que vender suficientes boletos para que toda esa organización valga la pena. Pensando en eso, comparto tres consejos para la hora de organizar eventos:

1. Define objetivos claros para tu evento: tus objetivos son tu norte.

¿Cuántos boletos quieres vender? ¿Qué reacción quieres conseguir de la audiencia? ¿Qué quieres que pase a partir del evento? Este tipo de preguntas nos llevan a definir nuestros objetivos, y por ende, a pensar en la serie de tareas que debemos hacer para lograrlos. Si quieres vender X números de boletos, ¿qué te tocará hacer? Si quieres conseguir X tipo de reacción, ¿qué elemento debes incluir? Si quieres que algo pase a partir del evento, ¿cómo lo medirás o cómo le darás seguimiento?

2. Enlista las tareas y sus subtareas: clasifica las tareas necesarias para cumplir tus objetivos en orden de prioridad y en grado de necesidad. Imagina un cuadro de Excel con tres columnas.

a) Tarea: 1.-Vender Boletos; 2.-Contenido; 3.- Seguimiento de usuario. Cada una de estas columnas abre el espacio para la serie de tareas necesarias para vender boletos, generar reacción y catalizar una acción después del evento.

b) Subtarea: 1.- Estrategia de redes/ medios aliados / promociones; 2.- Oradores / actividad interactiva; 3.- Tarea / reunión post-evento.

Dentro de cada una de las Tareas, copia la mayor cantidad de subtareas que se te puedan ocurrir. Cada subtarea es una vía para completar esa tarea.

Este es el momento de ser creativo. Piensa en todas las maneras en las que sería posible cumplir con tus objetivos. Este también es el momento de ser persistente. La mejor manera de vender boletos o de conseguir lo que sea que necesites para tu evento es con persistencia pura.

c) Necesidad: es importante clasificar nuestras subtareas en orden de importancia. Hay elementos que son esenciales para tener un evento. Hay elementos que le agregarán un factor diferenciador o wow. Es importante que tengas claro cuál es cuál, porque necesitas dedicarte prioritariamente a los elementos esenciales de un evento para luego agregar aquellos detalles extra que lo harán especial. Cuando digo “extra” me refiero a todas esas cosas que van a embellecer la experiencia de usuario, mas no constituyen el valor central de lo que estamos ofreciendo.

No importa si un evento tiene valet parking y jabones finos en los baños, si los expositores no han ensayado sus presentaciones. Aunque la magia está en los detalles, si no está el núcleo del evento no hay dónde insertar magia.

3. Recuerda que nadie conoce el backstage. Los eventos son una locura. Siempre. Recuerdo que la primera vez que organicé uno grande estaba con un grupo de voluntarios el día previo a la conferencia armando todo. A eso de las 3:00 p.m. pregunté: “¿Alguien sabe a qué hora traen la tarima?”. Después de que todo el mundo volteaba a ver si alguien sabía, uno de los voluntarios me pregunta: “Stefy, ¿tú pediste una tarima”? En ese momento caímos en la cuenta de que jamás habíamos pedido una y tuvimos que resolver a 16 horas del evento. Y resolvimos. Los eventos son una locura, pero recuerda que tu audiencia ve solo el escenario y no el backstage.

Organizar eventos es mi ola. Estos tres consejos son para ti en caso de que organizar eventos sea tu ola también. Si no, recuerda que todos tenemos una ola. Y no importa qué tan grande sean las olas, con el entendimiento y respeto adecuado hacia los obstáculos que se aproximan, siempre tendremos la oportunidad de prepararnos para enfrentarlos adecuadamente. ¡Surf’s up!