El administrador de un inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal no se escapa de la obligación de rendir cuenta. La mayoría de la doctrina ven en la figura del administrador la de un mandatario. Otros dicen que es un ente orgánico de la propiedad horizontal en el sentido de que es uno de los órganos necesarios para que funcione el buen manejo de los bienes comunes en beneficio de sus propietarios.
Por tener —a mi criterio— el administrador la doble calidad de ente orgánico de la propiedad horizontal y de mandatario directo de la junta directiva, debe rendir cuenta al finalizar cada año. Por lo general al finalizar el año fiscal, que es aquel en que se completa el ciclo de rendir cuentas al Tesoro Nacional por nuestros ingresos. Aun cuando la rendición de cuentas se realice posteriormente a la finalización del año calendario o el fiscal, queda obligado a tal rendición así la ley no lo diga de manera expresa.
¿De qué debe rendir cuentas? Hay varios entregables. En las normas de las funciones y obligaciones del administrador que están en la Ley 31 de 2010, se hacen evidentes. Incluso otras obligaciones que no están expresamente mencionadas. No debe olvidarse que en materia de propiedad horizontal hay normas no escritas, normas que no están expresamente mencionadas en la ley, pero que sí son parte de ella, a través de los principios, la doctrina y la ideología que rigen esta materia. Estás normas no escritas forman parte de las obligaciones del administrador.
¿A quién debe presentar su informe el administrador? En el caso de Panamá, a su Junta Directiva.
¿Y Cuáles son esos entregables?
1) El estado de situación del inmueble debidamente refrendado por un contador público, y el presupuesto para el siguiente período;
2) El saldo de las cuentas bancarias, ya sean corrientes o de ahorro;
3) Los contratos vigentes con terceros que suministran bienes y servicios al inmueble;
4) El estado de los equipos que se encuentran en el inmueble que dan servicios a este y su mantenimiento, tales como las plantas de energía eléctrica, estado de los elevadores, bombas de agua; sistemas de aire acondicionado cuando son centrales y brindan servicios a todo el inmueble; informe de la verificación de los sistema contra fuego;
5) Cuentas por pagar ;
6) Estado de morosidad;
7) Procesos civiles o penales en curso ya sea como demandante o demandado;
8) Situación laboral de los que prestan servicios al inmueble, en cuanto a la vigencia de los contratos de trabajo, el pago de sus prestaciones sociales;
9) Pasivos laborales si los hay;
10) El estado de las pólizas de seguro que incluyan la última actualización de los valores asegurados;
11) Las obras de mantenimiento realizadas en el inmueble y las que hay que realizar en el próxima vigencia del presupuesto.
A la par del informe sobre el estado de morosidad debe incluirse un reporte de las multas que se han aplicado a los propietarios por violar el reglamento de uso o el reglamento de copropiedad. Este informe le brindará a la junta directiva una guía segura de cómo actuar frente a ciertos propietarios que no saben o no quiere aprender a vivir en comunidad.
Una de las tares más difíciles de un administrador es la de actuar como mediador, conciliador y hasta negociador entre los propietarios para resolver conflictos. Dado que se vive en una comunidad, el administrador tiene un papel relevante para mantener la pacífica convivencia entre los propietarios. No hay que dejar de lado que a ese papel de administrador le corresponde conciliar interese privados con interese comunes y a su vez conciliarlos en beneficio de la comunidad.
Indirectamente, la convivencia pacífica entre propietarios ayuda al buen cuidado y mantenimiento de los bienes comunes que están bajo la responsabilidad del administrador. De ahí la importancia que el ente orgánico que actué como superior del administrador tenga un conocimiento pleno de las distintas situaciones que le han correspondido atender el administrador en su relación con los propietarios.
Hay muchas funciones del administrador que no están expresamente señaladas en la ley, pero a la hora de rendir cuentas debe incluirlas. Le corresponde al administrador ser lo suficientemente diligente para saber qué debe entregar conforme a la ley, y qué debe entregar conforme al buen uso del sentido común.
